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把人民群众放在心中 把档案服务送到门口
——浙江省长兴县“1+279”模式实现档案公共服务全覆盖

发布时间:2019-08-08 信息来源:中国档案资讯网 【 字体:



    档案公共服务是近年来档案工作的重点,是档案馆顺应时代发展潮流、主动融入社会、彰显档案价值的重要方式,是践行全心全意为人民服务宗旨、满足群众查档利用需求、增强人民幸福感获得感的重要举措。

    2017年以来,浙江省长兴县档案馆主动服务“最多跑一次”改革,提出了“实现档案公共服务在乡镇(街道、园区)、行政村(社区)全覆盖”的工作目标,建立起一套“以档案服务面向社会、面向公众为出发点,注重个性化、人性化,不断丰富服务内容和领域,覆盖全县范围的档案信息资源共享、服务功能强大、手段先进、服务优质的档案公共服务体系”。这套体系连接了县档案馆及16个乡镇(街道、园区)、236个行政村、27个社区,通过不同性质的网络,使“上下左右”连成一片、数字资源全域共享,形成了“1+279”的档案服务模式,真正实现了群众查档不出村(社区)、档案服务“零距离”。

    如此扎实、便民的体系,倾注的是长兴县全体档案工作者的心血和努力。

创新档案公共服务阵地建设

    为了把这套体系建设好,县档案馆一班人在“班长”姚源平的带领下做足了功课,从顶层设计开始就制定了严密的架构和工作步骤。

    首先是服务窗口前移。2017年开始,县档案馆以全县推动“最多跑一次”改革向乡镇延伸为突破口,借力县委、县政府推进乡镇便民服务中心标准化建设的契机,在各个便民服务中心设立查档窗口,把“档案库”变成“便民库”,把查档服务窗口由原来县档案馆内的1个增至覆盖全县范围的279个。

    接下来是权力下放。“最多跑一次”改革倒逼各级各部门减权、放权,形成各项行政权力事项的“一次办结”机制。档案馆也借此将档案公共服务特别是档案查询服务,下放到乡镇、村(社区)一级,实现“村镇代办、档案馆协查”模式,为所有便民服务中心配发人脸识别摄像头、二代身份证识别器、出证专用印章,使得群众在任何一家便民服务中心都能享受到“现场查档、当场出证”服务。

    最后是人员保障。“1+279”服务模式重在协同配合,所涉工作人员是关键。为了切实保障档案公共服务在各个便民服务中心落实到位,县档案馆专门设置了2个档案公共服务岗位,为全县各便民服务中心的查档工作提供指导、咨询、协助服务,成为档案公共服务的“协查员”;在乡镇(街道、园区)、行政村(社区)安排1名至2名专(兼)职档案员在接受专门培训后上岗服务,培养了一批查档业务技能熟练的“查档代办员”。双方通力协作,目标只有一个——为群众提供最方便的查阅利用服务。

丰富档案公共服务信息资源

    服务架构搭建起来以后,档案的查全率和查准率就成为能否提供优质查档服务的关键。而解决这个问题需要更加扎实的工作和更为丰富的档案信息资源。

    近两年来,县档案馆不仅优化以管理公共事务为主的国家档案资源,同时关注、整合、丰富与公众生活息息相关的社会档案资源。以广泛接收民生档案进馆为例,县档案馆将婚姻登记档案、三峡移民档案、出生医学证明档案等全部接收进馆。同时,建立了10个民生档案数据库,如山林定权档案、知青档案、户籍档案、土改清册档案、招工档案、婚姻档案、独生子女档案等专题数据库,民生档案数量占馆藏档案比例近60%。

    2017年,《长兴县档案工作基层基础三年行动计划(2017—2019年)》制发实行。县档案馆决定用3年时间大力开展基层各类档案清理、整顿工作。第一步实现“四个一”,即:“有一个健全的档案管理机构、有一批规范的各门类档案、有一套完备的档案管理制度、有一间安全的档案专用库房”;第二步实现“三个目标”,即全县机关部门、乡镇(街道、园区)及其下属单位综合档案室各门类档案做到“应收尽收、应归尽归、应交尽交”。同时,围绕基层档案工作重要领域汇编《长兴县档案工作基层基础业务辅导丛书》6册,为全县各领域档案工作者提供全面、系统的学习资料,从源头上解决了基层档案员“不会干”的问题。

    在此期间,为了解决数字档案信息的准确度问题,县档案馆还制定了颇具“长兴特色”的规定,即:凡档案内容中涉及的人名,一律在条目内作出详细具体的著录。此举不仅大大提高了档案检索速度,还提高了档案利用的查准率、查全率和满意率。

优化档案公共服务网络平台

    在解决档案资源建设这个基础问题的同时,县档案馆把“三个平台”建设摆上了重要位置,分别为县乡村三级档案资源共建平台、县乡部门三级档案协查平台、县乡村三级档案行政监管平台。

    县档案馆首先依托县政务外网,将县档案馆、乡镇(街道、园区)、行政村(社区)连接成“一张网”,实现馆藏档案库、室藏档案库、村级档案库3库的共建共享,构建起了县乡村三级档案资源共建平台。在平台内,逐步对县档案馆馆藏档案进行开放鉴定并上传,提供给乡镇、村查阅;乡镇(街道、园区)利用平台管理本乡镇档案,并将满足进馆年限的数字档案在线移交给县档案馆;行政村(社区)可利用平台管理本村档案和美丽乡村档案。截至目前,该平台中上传共享馆藏数字档案资源15.3万条;全县74家机关部门建立室藏档案库,共计约电子目录97万条、原文447万页;已有14个乡镇(街道、园区)72个行政村建立美丽乡村专题档案库,总目录条数近3.1万,有9个乡镇(街道、园区)154个行政村建立了档案文化信息资源库,总目录条数为2.59万。

    在建设县、乡、部门三级档案协查平台中,县档案馆借助网络平台打造“政务网+档案公共服务”模式,实现了档案公共服务的在线咨询、网上查档和异地协查。群众就近在行政村(社区)申请查阅利用档案,可分别从县档案馆获取已接收进馆的10年以上的档案信息、从所属乡镇获取10年以内的档案信息、从县直各相关部门获取各种民生类档案信息。如此,实现了县档案馆、县直各部门、乡、村联动查档,有效打破了信息壁垒,实现了数字档案资源的优势互补。协查平台自2017年9月正式运行以来,共在线受理查档申请5997条,达7131人次,出证打印1万余页。

    建设县、乡、村三级档案行政监管平台,是县档案馆拓宽服务体系功能的一项举措。在以服务群众为主的基础上,县档案馆利用信息系统对基层档案工作信息进行动态采集、分析,全面记录各种业务数据,如档案的收管用数据、档案人员的信息数据、基层档案库房硬件信息数据、年终考核统计数据等,集成了覆盖县档案馆、乡镇(街道、园区)、行政区(社区)基层档案室,涉及档案重点监管、全县档案行政监管(指导)、业务统计、数据汇集报送等为一体的管理数据。目前,通过这个平台,全县74家立档单位全部被纳入行政监管范围。

强化档案公共服务安全建设

    贴心便捷的查档服务赢得了群众和县直各部门、各乡镇、各村(社区)的一致好评,县档案馆在收获满满赞誉的同时,始终没有忘记“安全”是档案工作的底线。把好审批关、技术关、岗位关,是县档案馆将档案公共服务持续开展下去的制胜法宝。

    为严把“审批关”,县档案馆专门制定了《关于印发长兴县档案公共服务平台有关制度规范的通知》,严格审批流程管理,明确各便民服务中心在提供查档服务时,必须严格遵守档案馆利用档案的相关规定,严格按照办理流程办事,严格审核查档人身份,不允许无证代理查档,做到馆内馆外统一标准、协同服务。

    为严把“技术关”,县档案馆进一步加强了软件控制。在各便民服务中心查阅利用档案时,除了软件平台提供可靠的技术安全防控外,县档案馆还增添了身份证识别和人证拍照对比等方式,通过“在线浏览防拍水印+线下签字盖章”“打印时限和次数控制”“审批流程可视化”等手段,保障档案利用申请、出证的安全控制。同时,出证的过程中,档案数据均由局域网单向到政务网流转,且到期系统自动收回,有效防范了档案数据的网络风险。

    为严把“岗位关”,县档案馆明确,各便民服务中心窗口受理人员由各乡镇(街道)、行政村(社区)便民服务中心统一调配、统一管理,查档服务专人负责,一般配备AB岗以防因人员缺岗造成服务中断。所有相关人员必须接受平台使用操作、安全保密告知、岗位责任等培训,并签订《长兴县档案公共服务全覆盖工作人员备案表》。县档案馆则采取现场检查培训、网上考核抽查、集中培训等方式,实行有效监管。

    辛勤的努力换来的是良好的口碑。浙江省档案部门领导评价说:“他们的档案公共服务真正实现了全县区域内的全覆盖、无死角,是全心全意为群众服务的一道‘风景’,而不是刻意打造的流于表面的‘盆景’。” 村(社区)工作人员说:“我们都定期接受县档案馆的培训和指导,村(社区)里的群众需要查阅档案不用往县城跑,通过网络协同操作,在我们这儿就能办。”一位查档群众说:“实在太方便了,上次查阅婚姻档案,我从走出家门口到拿到证明总共用了十几分钟。要是人多的话,预计等待时间都能告诉我。”




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